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=Trabajo Práctico Anual= “Asociación de Comerciantes” Introducción A finales de 2009 se constituyó en La Matanza una Asociación de Comerciantes. Esta sociedad está constituida por dos importantes cadenas de supermercados de la región junto a un buen número de pequeños comercios como librerías, ferreterías, tiendas de deporte, etc. La sociedad fue creada con el propósito de hacer frente a la competencia de los grandes centros comerciales.

Durante la constitución de la sociedad se propusieron una serie de objetivos: - Creación de un Centro Comercial Virtual. - Construcción de un centro de distribución. - Obtención de mejores precios y servicios de los proveedores. - Un eficaz sistema de distribución basado en la cooperación entre los asociados. Para conseguir un eficaz sistema de distribución se han establecido una serie de normas: - Cada asociado estará asignado a una zona de distribución. - Un pedido será asignado a los asociados más próximos a la dirección del cliente. - Los pedidos podrán ser cancelados por el cliente si el envío no está en camino. - El socio que entregue el pedido recibirá el 50% de su beneficio. Nota: se entiende por socio o asociado a la empresa que forma parte de la “Asociación de Comerciantes” y por cliente a la persona o empresa interesada en adquirir productos ofrecidos por la “Asociación de Comerciantes”. Con el fin de que los comerciantes dispongan siempre de productos, se ha propuesto la creación del centro de distribución y un sistema de información en cada comercio que permita la gestión de productos. El centro de distribución se encargará de recibir los pedidos a proveedores, mantener un stock de productos y distribuirlos a los comerciantes.

Centro Comercial Virtual
El centro de comercio virtual debe estar inspirado en las actuales aplicaciones de comercio electrónico. La página principal deberá dar acceso a todos los servicios del Centro Comercial. Por una parte, mostrará un catálogo de productos organizado por categorías que permita la navegación del cliente. Además, deberá disponer de un buscador de productos. También tendrá enlaces a los formularios que permitan dar de alta, o modificar los datos de un cliente. Entre los datos que interesan de un cliente se encuentran su nombre y apellido, dirección, teléfono, dirección de correo electrónico y número de cuenta bancaria, junto con un identificador y una clave. La Asociación también tiene previsto el envío de catálogos a domicilio, promociones, etc. El sistema utilizará el concepto de carrito de compra para almacenar los productos que el cliente vaya eligiendo. En cualquier momento podrá se consultado y deberá permitir la eliminación de productos del carrito. Cuando el cliente decida comprar, deberá completar un formulario con sus datos introduciendo su identificador y clave. Un cliente podrá cancelar un pedido. El sistema le mostrará los pedidos que tiene pendientes de envío y podrá decidir cancelar un pedido o parte de un pedido.

Sistema de Distribución
La Asociación se ha propuesto que su sistema de distribución sea un elemento distintivo en el mercado. El principal objetivo es servir al cliente en el menor tiempo posible. Un comercio está asignado a una o varias zonas de distribución. Las zonas están organizadas jerárquicamente, dependiendo de los socios que puedan dar servicio a cada una de ellas. Actualmente la Asociación se limita a la distribución en La Matanza, aunque existen expectativas de crecimiento. El sistema deberá proporcionar todas las operaciones que permitan la edición de las zonas de distribución y su asociación con los comercios. Todo esto debe decidirlo el gerente de la Asociación, ofreciendo la posibilidad de definir zonas tan extensas como barrios o tan concretas como un conjunto delimitado por calles. Es importante tener en cuenta que un pedido siempre ha de caer en alguna zona, aunque no esté asociada a ningún comercio. Además, el sistema deberá manejar explícitamente las relaciones de vecindad entre zonas. Cuando llegue un pedido al Centro Comercial Virtual, el sistema enviará las solicitudes de distribución a los comercios más adecuados. Las solicitudes serán enviadas a los asociados de la zona con una prioridad alta. Las mismas solicitudes se enviarán a los vecinos de la zona con prioridad baja. Un comercio podrá dejar pendiente una solicitud de distribución o bien rechazar la solicitud. En caso de que todos los comercios asignados con prioridad alta no pudieran atender la solicitud, ésta aumentará de prioridad en los comercios de las zonas vecinas. Si estos últimos tampoco pueden satisfacer la solicitud, el sistema enviará una solicitud especial al resto de los comercios. El centro de distribución será avisado si ningún comercio puede satisfacer la solicitud e iniciará el proceso para atenderla urgentemente: solicitudes especiales a los proveedores, etc. Las solicitudes de distribución están asociadas a un pedido y contienen uno o varios productos. Cuando llegue una solicitud, el sistema indicará si puede ser satisfecha con el stock actual. Las solicitudes se mostrarán organizadas por prioridad: alta, baja y especial, y también mostrará una lista de solicitudes pendientes, es decir, que no han podido ser servidas, pero que tampoco han sido rechazadas.

Comercios
En cada comercio deberá existir un sistema de gestión de inventario. La funcionalidad de la herramienta estará centrada en la gestión de los productos: alta, baja y modificación de los productos a la venta. Un producto puede ser de dos tipos: propio o común. Un producto propio es el que oferta el comerciante sin el amparo de la Asociación. Este tipo de productos podrá ser expuesto en el Centro Comercial Virtual. En cambio, los productos comunes son los que gestiona la Asociación. Cada comerciante podrá decidir si quiere distribuir los productos comunes que comercialice. Un comercio puede modificar el precio de sus productos propios. Esta modificación afectará al Centro Comercial Virtual. Los productos que sean expuestos en el Centro Comercial Virtual deben ajustarse a un formato establecido por la Asociación. Cada producto pertenece a una categoría (el gerente es quien define las categorías), tiene un precio de venta y una descripción. También hay que indicar si el producto se encuentra en oferta y podrán proporcionarse uno o varios documentos multimedia que acompañen a la descripción: fotos, videos, etc. En cada comercio hay un responsable de abastecimiento de productos. Cuando detecte que el stock de cierto producto se ha agotado o está por debajo del mínimo realizará una solicitud de compra al centro de distribución (sólo para productos comunes). Estas solicitudes irán acompañadas de una fecha y hora máxima de recepción o el mensaje “lo antes posible”. También será quien confirme la llegada de los productos.

Centro de distribución
En el almacén se encuentran un conjunto de operarios coordinados por el responsable de abastecimiento. Cada solicitud de pedido será analizada por el sistema para determinar si puede ser servida con el stock actual. Para la distribución de los pedidos de los comerciantes se dispone de una flota de camiones. Está pensado que los camiones vayan siendo cargados según la prioridad temporal de los pedidos, intentando, si es posible, incluir los pedidos de un mismo comerciante en un solo camión. La Asociación tiene establecido un contrato de abastecimiento con varios proveedores. Un proveedor puede proveer varios productos a la Asociación. Entre otros aspectos, se negocia la frecuencia de distribución (cada día a las 8 de la mañana, cada martes, etc.), y el precio de venta. El sistema deberá realizar la solicitud automática de productos, según el stock mínimo establecido para cada tipo de producto, para conseguir un abastecimiento a nivel normal, y sujetos a las restricciones temporales establecidas por los proveedores y comerciantes. Los valores mínimo y normal son definidos por el responsable de abastecimiento. Un operario también puede realizar un pedido a proveedor. El sistema deberá evitar la duplicidad de pedidos. Todas los pedidos deben ser aprobados, y pueden ser modificados, por el responsable de abastecimiento. Éste es el encargado de solucionar los conflictos que puedan aparecer, como por ejemplo, que un comerciante necesite un pedido lo antes posible y el proveedor no lo entregue hasta dentro de una semana. En este caso deberá decidir si tramitar un pedido especial, consultando, si es necesario, al comerciante. Por último, el sistema deberá permitir registrar las variaciones extraordinarias del stock, como por ejemplo, por roturas, robos, incendios, etc. Gerente La Asociación está administrada por un gerente. El gerente es el responsable de dar de alta, modificar y dar de baja a un socio en el sistema. Cada nuevo socio se compromete a la distribución de sus productos en una o varias zonas. También debe establecer los productos comunes que desea comercializar, y de éstos, los que desea distribuir y los productos propios que ofertará y distribuirá en el Centro Comercial Virtual. El gerente, y a solicitud de un socio, sólo podrá modificar los datos del socio que no estén relacionados con los productos, por ejemplo, nombre de la empresa, dirección, número de teléfono, número de fax, dirección de correo electrónico, etc. El gerente podrá establecer una serie de políticas de aviso para los productos en stock en el centro de distribución. Estas políticas tienen por objetivo informar sobre aquellos productos que tienen menos aceptación en el mercado. Así podrá definir políticas de descuento y ofertas sobre estos productos. Un ejemplo de este tipo de políticas puede ser: notificar los productos que no han reducido su stock en más de un 25% en un mes. El gerente decidirá las políticas de descuento sobre estos productos, como por ejemplo, rebajarlos un 10% durante una semana. Enviará estas decisiones por correo electrónico a todos los socios que distribuyan el producto para su confirmación. Una vez que haya sido aprobado el descuento, el gerente modificará el valor del producto e indicará que el producto está en oferta en el centro de distribución.